Wil jij bijdragen aan een goede digitale en fysieke stukkenstroom voor de bewindspersonen van OCW? Ben je digivaardig, accuraat en proactief? Zet je graag net dat stapje extra om het werk goed te laten verlopen? Dan is OCW op zoek naar jou!
Werkzaamheden
Je bent een belangrijke schakel in de stukkenstroom van en naar de bewindspersonen van OCW. Met je collega’s zorg je voor een goede en vlotte verwerking van de volledige stukkenstroom naar onze bewindspersonen, van Kamerbrieven tot beleidsnota’s. Het team behandelt daarnaast aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen – een specifiek proces van tekenstukken richting onze bewindspersonen en het Kabinet van de Koning, dat veel zorgvuldigheid vereist! Als achtervang van je collega’s kun je hier op termijn ook aan bijdragen. En is er extra hulp nodig bij parlementaire zaken, dan kun je inspringen bij je collega’s van dat team.
Je werkt in een dynamische omgeving, op de vleugel waar ook de politieke en ambtelijke leiding werken. Dit vraagt om een goed gevoel voor de politiek-bestuurlijke context en het parlementaire proces, flexibiliteit (ook in werktijden), representativiteit en een grote mate van zorgvuldigheid. Je bent proactief, werkt zelfstandig en kunt goed prioriteren, ook onder tijdsdruk.
Alle stukken aan onze bewindspersonen worden (digitaal of fysiek) aangeleverd bij het team stukkenstroom en komen via deze balie retour. Je houdt overzicht, werkt zorgvuldig en schakelt proactief met de betrokken collega’s in het departement, zodat de workflow optimaal verloopt. Je zorgt voor goede afstemming met beleids- en stafdirecties en werkt nauw samen met je collega’s bij de directie Bestuursondersteuning en Advies.
Het team stukkenstroom heeft ook een belangrijke rol in het bewaken en monitoren van de proceskwaliteit in de digitale workflow. Daarmee dragen jullie bij aan een vlot en correct verloop van de departementale stukkenstroom en de kwaliteit van de latere archivering. Je signaleert knelpunten en denkt binnen het team actief mee over een goede inrichting en mogelijke verbeteringen in het proces.
Goede samenwerking staat binnen het team voorop! Je draagt graag bij aan de goede sfeer en bent een echte teamspeler – oplossingsgericht en flexibel, zowel in het team als naar de organisatie. Samen zorgen jullie voor een goede, betrouwbare dienstverlening. De balie is in principe tot 18 uur bezet. In voorkomend geval kan ook buiten deze tijd (digitale) inzet vanuit Bestuursondersteuning worden gevraagd.
Functie eisen en competenties
- je hebt een relevante opleiding en beschikt over mbo+ werk- en denkniveau (mbo-diploma niveau 4 of hoger);
- je hebt kennis van departementale besluitvormingsprocessen, bij voorkeur ervaring met bestuursondersteuning in een politiek-bestuurlijke omgeving en een goed gevoel voor de bijbehorende dynamiek;
- je hebt een uitstekende beheersing van digitale document/procesmanagement-systemen (ProZa, Digidoc of vergelijkbaar);
- je houdt overzicht, kunt goed prioriteren en zeer zorgvuldig werken, ook onder tijdsdruk;
- je hebt een dienstverlenende, flexibele instelling, ook in je werktijden;
- je hebt een uitstekende uitdrukkingsvaardigheid van het Nederlands in woord en geschrift.
Samengevat zijn de belangrijkste competenties: flexibiliteit, zorgvuldigheid, klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, samenwerken, voortgangscontrole (www.functiegebouwrijksoverheid.nl)
