De Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) is op zoek naar een enthousiaste en betrokken managementondersteuner voor de directie Strategisch Advies en Juridische Zaken (SAJZ).
De managementondersteuner is de ondersteunende spil binnen de directie die toegewezen is, Dit doe je in samenwerking met je collega management ondersteuners die in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van de andere directies. Samen zijn jullie betrokken en gedreven om de verschillende directies te faciliteren.
Als managementondersteuner begrijp je het belang van goede registratie van documenten. Je gaat zorgvuldig om met (vertrouwelijke) informatie en kan goed prioriteren. Daarnaast toon je initiatief bij het plannen en organiseren (van bijv. overleggen en andere bijeenkomsten) en bent in staat mee te denken bij onverwachte gebeurtenissen. Je schakelt makkelijk tussen taken, bent flexibel en kan meedenken. Medewerkers ervaren jou als toegankelijk bij verzoeken om (secretariële) ondersteuning. Samen met je collega-managementondersteuner(s) zorgen jullie voor continuïteit op het secretariaat, o.a. door elkaars achtervang te zijn.
De belangrijkste taken van managementondersteuner zijn:
- Het beheren van de agenda van de directeur, het beantwoorden van telefoontjes waarbij je de informatie en contacten filtert die relevant zijn;
- Het zelfstandig behandelen van e-mail, post, memo’s en/of rapporten over gevoelige onderwerpen;
- Het bewaken van openstaande acties en waar mogelijk zelf in gang zetten;
- Het opstellen van agenda’s en het notuleren bij overleggen;
- Het organiseren van (speciale) bijeenkomsten en het zorgen voor de logistieke afhandeling van fysieke en of digitale locaties;
- Het verrichten van werkzaamheden van representatieve aard, zoals het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
- Het op orde houden van de administratieve processen (zoals archivering) en documentstromen;
- Het behandelen van aanvragen voor dienstreizen. Je functie is dus zeer afwisselend en veelzijdig;
- Het aanvragen van faciliteiten voor nieuwe medewerkers (accounts, laptops, etc.).
