Binnen de Directie Migratiebeleid (DMB) is er een vacature voor een managementondersteuner schaal 6. Het gaat om een tijdelijke functie (met uitzicht op vast). De managementondersteuners van DMB maken deel uit van de afdeling Juridische en Algemene Zaken.
Als managementondersteuner maak je deel uit van het secretariaat van de Directie Migratiebeleid. Je belangrijkste taak is het verzorgen van de secretariële en administratief ondersteunende taken voor het hoofd van één van de beleidsafdelingen. De ondersteuning bestaat uit de volgende taken.
- Je beheert de agenda en verstrekt informatie aan interne en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in.
- Je organiseert vergaderingen (verzenden uitnodigingen, agendabeheer, reserveren vergaderruimte, facilitaire voorzieningen e.d.), completeert vergaderstukken, notuleert bij overleggen, stelt besluitenlijsten op en bewaakt de voortgang en de afdoening van de gemaakte afspraken en genomen besluiten.
- Je zorgt dat de juiste (digitale) vergaderstukken beschikbaar zijn tijdens de diverse overleggen (IBabs).
- Je bent aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretariële en administratieve zaken, voor interne medewerkers en externe instanties en/of personen betreffende relevante algemene en procedurele aangelegenheden van de directie.
- Je schat belang en urgentie van schriftelijke en elektronische correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken.
- Je verzamelt en bewerkt zo nodig aanvullende algemene informatie en controleert uitgaande post op taal- en grammaticafouten, (huis)stijl e.d.
- Je vervangt andere managementondersteuners en/of de ondersteuner van de plv. directeur-generaal en van de directeur bij hun afwezigheid.
In deze functie lever je een belangrijke bijdrage aan het ondersteunen van alle werkzaamheden gericht op een weloverwogen en uitvoerbaar migratiebeleid. Je komt te werken in een collegiaal team, waarbij veel ruimte is voor leren en ontwikkelen.
