De directie Media en Creatieve Industrie zoekt een ervaren enthousiaste en doortastende managementondersteuner.
Je komt te werken in een klein team (totaal 5) met een informele en open sfeer. Jullie ondersteunen met elkaar de gehele directie Media en Creatieve Industrie. Het managementteam bestaat uit de directeur, vier MT-leden en de directiesecretaris.
Het gaat hier om een heel veelzijdige functie, met veel verantwoordelijkheid. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden voor de MT-leden en medewerkers van de directie.
Voor deze functie ben jij de steun en toeverlaat van het MT-lid Informatie-en Bibliotheekbeleid. Tevens ondersteun je de afdeling op organisatorisch, secretarieel en administratief vlak. Je beheert de agenda en mailbox en houdt proactief de vergaderverzoeken bij. Je zorgt voor een tijdige afhandeling van acties en afspraken, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af. Tevens zorg je dat bezoekers zijn aangemeld. Je schuift aan bij het afdelingsoverleg en noteert de acties die voortvloeien uit het overleg. Tot slot bied je ondersteuning bij ziekte- en betermeldingen.
Kortom, jij zorgt dat de zaken voor hen goed geregeld zijn.
Daarnaast ondersteun je de directie met faciliterende werkzaamheden. Zo help je bijvoorbeeld met het organiseren -zowel online als op locatie- van (grote) bijeenkomsten. Tevens zorg je voor een goede en juiste verzending van uitgaande brieven en ondersteun je de beleidsmedewerkers met het samenstellen van dossier voor debatten in de Eerste en Tweede Kamer.
Voor de medewerkers van de directie ben je een vraagbaak over administratieve en organisatorische aangelegenheden. Eventueel kun je op termijn aanvullende taken krijgen, in lijn met je ambities.
Als managementondersteuner val je rechtstreeks onder de directeur en de dagelijkse coördinatie wordt verzorgd door de directiesecretaris.
Je werkt nauw samen met het secretaresseteam. Bij afwezigheid worden de werkzaamheden van elkaar overgenomen.
