Ben jij de secretaresse die zich thuis voelt in een dynamische omgeving en altijd klaarstaat voor jouw collega’s? Van het beheren van agenda’s tot het welkom heten van nieuwe medewerkers en het ad-hoc problemen oplossen, jij draait er je hand niet voor om. Wil jij werken in een modern kantoor gelegen aan de rivier De Mark, pal naast het Centraal Station van de Bourgondische stad Breda? Dan nodigen wij jou van harte uit om te solliciteren!
Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun jij de teamleiders Administratie door het uitvoeren van planmatige en administratieve werkzaamheden, zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Samen met een collega secretaresse, draag jij zorg voor een vlekkeloze planning in een dynamische omgeving. Je signaleert, denkt mee en bent een vraagbaak voor collega’s. Binnen het team draag je actief bij aan een goede samenwerking: je overlegt met collega’s, houd je aan de afspraken en helpt je collega’s waar nodig. Je anticipeert op vragen en acties en zoekt hierover afstemming waar nodig. In ad-hoc situaties treed je voortvarend en doortastend op en als dat nodig is, stel je prioriteiten. Jouw werkweek bestaat uit o.a. de volgende taken:
- Het zelfstandig plannen van werkzaamheden en het prioriteren van inkomende verzoeken om afspraken;
- Het beheren van agenda’s van Afdelingshoofd en Teamleiders: je maakt afspraken, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;
- Het beheren van een aantal dossiers met betrekking tot vergaderingen van vertrouwelijke aard;
- Het notuleren van het Afdelingsoverleg en het uitwerken van verslagen;
- Het verzorgen van telefoongesprekken: verschaffen van inlichtingen, informeren en verwijzen van derden;
- Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Zorgdragen voor benodigde (ICT) autorisaties voor medewerkers Administratie.
