Het CBG heeft een nieuw directieteam dat bestaat uit vier directeuren. Het directiesecretariaat vormt de stabiele “thuisbasis” voor dit directieteam. Met vakkundigheid, maatwerk en aandacht ondersteunt het directiesecretariaat de directeuren in hun dagelijkse hectiek.
Ben jij een ervaren rots in de branding op het gebied van management/directie ondersteuning? Laat het ons dan weten, want we maken graag tijd om je alles te vertellen over de functie van Directie Ondersteuner bij het CBG.
De functie
Als Directie Ondersteuner ben je eerste aanspreekpunt in de communicatie met de directeur. Je dagelijkse werkzaamheden beginnen met mailbox- en complex agendabeheer, maar naarmate je meer bekend raakt met de directie en met de organisatie kun je steeds meer taken op je nemen. Denk daarbij aan het voorbereiden en organiseren van (hybride) vergaderingen, verslaglegging van vergaderingen, opstellen van brieven en nota’s, bewaken van toezeggingen en deadlines en het anticiperen op verrassingen die eigenlijk niet in de agenda passen.
Het CBG is recent opnieuw ingericht, waarbij de organisatie verdeeld is in drie divisies met elk een divisiedirecteur. Het directieteam bestaat uit deze drie directeuren en daarnaast een algemeen directeur en de voorzitter van het College. Als Directie Ondersteuner ontzorg je de directeur in alles wat aan secretariële zaken voorbij komt. Met een flinke dosis energie en organisatietalent weet jij dingen efficiënt te regelen. Natuurlijk gaat dat in samenwerking met de directeur en met je collega’s, want bij het CBG geloven we in teamwork.
De afdeling
Het directiesecretariaat bestaat uit vier medewerkers en is onderdeel van de afdeling Facilitair & Managementondersteuning. Naast het directiesecretariaat heeft de afdeling nog drie andere teams, die de reguliere managementondersteuning en de receptie onder hun hoede hebben. De verschillende teams binnen de afdeling helpen elkaar waar mogelijk en zorgen vooral ook samen voor plezier tijdens het werk.
Je komt te werken in een klein en hecht team waarin kwaliteit, collegialiteit en humor goed samen gaan. Omdat het directieteam pas kort in de huidige vorm bestaat, is er in het directiesecretariaat nog geen vaste verdeling van taken. Er liggen dus nog volop kansen om mee te bouwen aan een afdeling waar je heel erg trots op kunt zijn!
Jouw werkplek
We zijn gevestigd in een heel fijn kantoorpand op loopafstand van Utrecht Centraal Station. Bij het CBG werkt iedereen hybride. De thuiswerkvoorzieningen zijn goed geregeld zodat je zonder problemen vanuit huis ook je werk kunt doen. Voor de directie zijn de gewenste kantoordagen maandag, dinsdag en donderdag. Samen met je collega’s zorgen jullie voor een goede bezetting op die dagen. In de praktijk kom je uit op 50% thuis en 50% op kantoor.
