Wij zoeken een enthousiaste collega voor ons bedrijfsbureau. Vind je het leuk om in een klein team van 6 medewerkers je in te zetten voor de (financiële) bedrijfsvoering dan ben je bij ons aan het juiste adres.
Het bedrijfsbureau van de Directie Bestuursondersteuning (DBO) verzorgt de bedrijfsvoeringstaken (de zogenaamde PIOFACH-taken) voor de directie met als zwaartepunt de financiën. Naast de taken voor de directie DBO verzorgt het bedrijfsbureau ook voor een aantal kleinere directies de bedrijfsvoeringstaken. Per 1 april neemt het bedrijfsbureau ook de financiële functie over van de directie Europese en Internationale Aangelegenheden (DEIA). Daarom zijn wij op zoek naar versterking in ons team! Als Adviseur bedrijfsvoering ben je de spin in het web bij de uitvoering van deze taken. In overleg met het hoofd en de coördinator van de afdeling organiseer je gevraagde taken nauwgezet en tijdig en onderneem je pro-actief acties. Je behoudt daarbij het overzicht over de diverse administratieve processen en de planning en voortgang op deze processen.
Je stelt financiële overzichten op waaronder het vermoedelijk beloop en houdt deze maandelijks bij, je bent verantwoordelijk voor inkoop aanvragen, verplichtingen administratie en declaraties.
Daarnaast houdt je je vooral bezig met de specifieke taken van de directie DEIA waaronder de interne verrekeningen met BuZa, ambassades en HAGIS.
Meer concreet zijn de taken:
Het beheren van het gehele traject van bestelling tot betaling
- Tijdig en juist verwerken van de inkoop aanvragen;
- Het voeren van regie over het gehele proces;
- Controleren van de te verwerken inkoopfacturen;
- Zorg dragen voor tijdige betaling van de facturen.
Opstellen rapportages
- Opstellen van periodieke rapportage;
- Opstellen financiële gegevens t.b.v. de tertaalrapportages, vermoedelijke beloop en jaarplan.
- Voor opleveren van deze rapportages analyseren en toelichten van te rapporteren cijfers, mede in vergelijking met de budgetten.
Signaleringsfunctie
- Risico’s en het mitigeren daarvan (financieel, procedureel, planning);
- Doorlooptijden bewaken;
- Aanjaagfunctie.
